Será responsabilidad de los Entes Públicos, en el caso del Poder Ejecutivo de las dependencias, entidades o autoridad respectiva conservar los documentos originales de las garantías que se otorguen a favor de éstas, vigilar su vigencia a efecto de que cuando se haga exigible su cobro, se lo soliciten por escrito a la instancia referida en el párrafo anterior, adjuntándole el original del documento de la garantía, así como toda la documentación original que sea necesaria en términos de la Ley de Instituciones de Seguros y de Fianzas.